اگر کسب‌وکار شما صورتحساب فروش صادر می‌کند، احتمالاً با عبارت «سامانه واسط صورتحساب الکترونیکی» روبه‌رو شده‌اید. در این مقاله توضیح می‌دهیم این سامانه چیست، چرا لازم است و چطور صورتحساب‌ها را بدون دردسر به سامانه مودیان ارسال کنید.
سامانه واسط صورتحساب الکترونیکی چیست؟
سامانه واسط یک نرم‌افزار یا سرویس تحت وب است که بین نرم‌افزار حسابداری یا فروش شما و سامانه مودیان سازمان امور مالیاتی قرار می‌گیرد. اطلاعات فاکتور را از شما دریافت می‌کند، ساختار آن را کنترل می‌کند، به سامانه مودیان ارسال می‌کند و نتیجه را (شامل شناسه یکتا و وضعیت ارسال) برمی‌گرداند و نگهداری می‌کند.
توجه داشته باشید که سامانه واسط جایگزین سامانه مودیان نیست. صورتحساب در نهایت در سامانه مودیان ثبت می‌شود و سامانه واسط راهی آسان‌تر برای ارسال و پیگیری آن است.
چرا به سامانه واسط نیاز داریم؟
- ارسال منظم و کنترل‌شده‌ی صورتحساب‌ها بدون ثبت دستی در سامانه مودیان
- پیگیری وضعیت ارسال هر فاکتور و دیدن خطاهای احتمالی
- نگهداری بایگانی فاکتورها و شناسه‌های یکتا برای مراجعه‌های بعدی
- امکان کار از موبایل و کامپیوتر بدون نیاز به نصب نرم‌افزار (در سامانه‌های تحت وب)
مراحل ارسال صورتحساب با سامانه واسط
- ثبت اطلاعات: مشخصات خریدار، شرح کالا یا خدمت، تعداد و قیمت را وارد کنید.
- کنترل مبالغ: جمع کل، مالیات بر ارزش افزوده و سایر موارد را بررسی کنید.
- ارسال به سامانه مودیان: سامانه واسط فاکتور را در قالب استاندارد ارسال می‌کند.
- دریافت نتیجه: شناسه یکتا و وضعیت ارسال را ببینید. اگر خطایی بود، آن را اصلاح و دوباره ارسال کنید.
- بایگانی: فاکتور و نتیجه‌ی ارسال را ذخیره کنید.
انواع سامانه واسط
- تحت وب: بدون نصب، از مرورگر و موبایل قابل استفاده است. برای بیشتر کسب‌وکارها مناسب‌ترین گزینه است.
- نرم‌افزار نصبی: روی سیستم شما نصب می‌شود و معمولاً به یک رایانه‌ی مشخص وابسته است.
- اتصال API: نرم‌افزار حسابداری یا فروشگاه شما مستقیماً با سامانه واسط ارتباط می‌گیرد. اگر فروشگاه آنلاین دارید، این روش مناسب است. راهنمای آن را در مقاله‌ی API سامانه مودیان ببینید.
معیارهای انتخاب سامانه واسط
- آیا سامانه به‌روز است و با آخرین اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی هماهنگ می‌شود؟
- آیا پشتیبانی فارسی و قابل دسترس دارد؟
- آیا می‌توانید وضعیت هر فاکتور و خطاهای ارسال را ببینید؟
- آیا با نیاز شما (تعداد فاکتور، تعداد کاربر، نیاز به API) متناسب است؟
- قیمت و پلن‌ها شفاف هستند؟ می‌توانید قیمت‌های سال ۱۴۰۵ را مقایسه کنید.
سوالات متداول
آیا سامانه واسط جای سامانه مودیان را می‌گیرد؟
خیر. سامانه واسط ابزار ارسال و مدیریت است و ثبت رسمی صورتحساب در سامانه مودیان انجام می‌شود.
مهلت ارسال صورتحساب چه زمانی است؟
مهلت‌ها توسط سازمان امور مالیاتی اعلام می‌شود و ممکن است برای دوره‌های مختلف تغییر کند. آخرین اطلاعیه‌ها را در خبرنامه‌ی مودیان یار دنبال کنید و همیشه متن رسمی را هم بررسی کنید.
آیا برای ارسال صورتحساب نیاز به نصب نرم‌افزار است؟
در سامانه‌های تحت وب نیازی به نصب نیست. کافی است با مرورگر یا موبایل وارد شوید.
جمع‌بندی
سامانه واسط صورتحساب الکترونیکی ابزاری است که کار ارسال فاکتور به سامانه مودیان را منظم و قابل پیگیری می‌کند. اگر فروش شما زیاد است یا می‌خواهید بدون نصب نرم‌افزار کار کنید، یک سامانه واسط تحت وب مثل مودیان یار را امتحان کنید.
